Hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử còn gặp khá nhiều vấn đề bối rối khi chưa rõ về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cũng như các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề này một cách chi tiết nhất.
1. Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
2. Những lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ
Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì cần đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
3. Hóa đơn điện tử hợp pháp
Đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Không bắt buộc có chữ ký số
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế
Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng những nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng
- Tổng số tiền thanh toán
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)
4. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
| Nội dung | Hóa đơn có mã | Hóa đơn không mã |
| Khái niệm | Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua | Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế |
| Mã của cơ quan thuế | Là một dãy gồm 34 ký tự và là duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị đo cơ quan thuế ủy quyền tạo ra | Không có |
| Đối tượng áp dụng | 1. DN, tổ chức kinh tế khi bán hàng, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ các đối tượng đủ điều kiện áp dụng hóa đơn không có mã)2. Các DN có rủi ro cao về thuế được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng | 1. DN kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy2. DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạn tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. |
| Ký hiệu hóa đơn | Ký tự đầu tiên là 01 chữ cái được quy định là C, thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Ký tự đầu tiên là 01 chữ cái được quy định là K, thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
| Thủ tục đăng ký sử dụng | Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:– Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: Tích vào Có mã của cơ quan thuế– Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích vào mục Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn | Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:– Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Không có mã của cơ quan thuế– Tại mục 2. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn hình thức phù hợp ở mục b– Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn phương án phù hợp |
| Xuất hóa đơn | B1: Lập hóa đơnB2: Ký sốB3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mãB4: Gửi cho người mua | B1: Lập hóa đơnB2: Ký sốB3: Gửi cho người mua |
| Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế | Ngay tại thời điểm DN lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã. Bên mua có thể vào Website của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn | Có 2 hình thức:1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế GTGT2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua) |
| Xử lý bảng tổng hợp hóa đơn điện tử có sai sót | Không có | Đối với DN chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức bảng tổng hợp:– Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế TH thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;– TH bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp |
| Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế | Có | Không có |
5. Mẫu hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Các mẫu hóa đơn/ biên lai điện tử được ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
5.1 Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
5.2 Hóa đơn bán tài sản công
5.3 Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)
5.4 Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)
5.5 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
5.6 Hóa đơn giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành
5.7 Hóa đơn bán hàng do Cục Thuế phát hành
Hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ về mẫu hóa đơn điện tử đầy đủ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng như thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ.
